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基于办公自动化环境下的文书档案管理研究

时间:2020-05-21 15:29:24

基于办公自动化环境下的文书档案管理研究

       摘要:文书档案管理对于自动化办公具有重要作用。本文从办公自动化环境下的文书档案管理的意义进行深入分析,详细的阐述办公自动化文书档案管理的优势在对与其目前存在的问题进行提出,并根据相关问题提出相应的管理策略。

关键词:办公;自动化环境;文书档案管理研究

随着社会科学技术的发展,现代通讯技术与信息技术也得到了有效的发展与推广,二者的发展推动着自动化办公的不断前进与发展。传统的文书档案管理因为信息化技术的发展受到了巨大的冲击,为此,传统的文书档案管理在管理模式与管理理念上都将面临巨大的考验。而自动化办公技术也为文书档案的管理提供了新的尝试内容,为文书档案管理提供了便捷条件,但是也为文书档案管理带来了冲击与挑战[1]

一、办公室自动化环境下的文书档案管理的意义

1.提升档案管理工作的效率

基于办公自动化环境下的文书档案管理最主要的意义就是提升了相关工作上的工作效率。传统的文书档案管理内容就是以人为的收集与整理进行工作开展,工作效率较低,也比较容易出现管理失误。基于办公自动化环境下,文书档案管理主要是通过各种自动化办公软件进行信息的自动化处理,减少了人为上的工作强度,提升工作效率,让文书档案管理更加规范标准。

2.信息得到有效共享

基于办公自动化环境下,文书档案管理已经抛开了传统的纸质管理方法,转变为电子化的管理方法,在传统的文书管理时,档案大部分是存放在文件柜或是档案房,文书和档案分离开来,又占据了较大的空间,使得文件查询起来不方便,利用率很低。而信息化的电子文书档案管理是利用计算机技术与系统将纸质的文书档案转换成电子化的信息源,让文书与档案的管理转变为一体化,能够为企业提供高效率的传输与分享,最大化的发挥了自身的优势与利用价值。

3.文书档案管理规范化

在通过自动化信息系统的管理下,管理系统都是严格按照标准进行文书档案管理的规范化,不论是文件资料的产生到录入归档,都是通过利用自动化系统进行。所以,基于办公自动化环境下,文书档案管理也越来越规范化。

二、办公自动化环境下文书档案管理存在的问题

1.文书档案管理脱离了自动化系统

就目前来看,很多企业与工作单位还没有把文书档案归纳在自动化的办公系统内,文件与档案二者的管理还是分开的,以两个部分独立进行工作,这种管理方式就是的二者之间的关系分离,促使档案管理在信息管理上出现问题,档案信息真实性得不到保证,直接导致文档管理工作效率的降低。

2.工作重点需要转移

相较于传统的文书档案管理,其主要管理是以纸质为主要载体进行管理,主要的工作内容就是给文件编号、归纳归类、归档等[2]。尽管办公自动化技术可以有效的对与这些问题进行解决,但文书档案管理的相关管理人员并没有在管理时将工作重点进行调整,还是将工作重心放在文件的编号、归类与归档上,没有促进办公自动化文书档案管理工作的有效提升。

二、自动化办公环境下的文书档案管理策略

1.要将文件与档案进行一体化管理

文件作为档案的前身,档案又是由许多个文件组成产生二档案就是将众多文件进行归纳综合,所以二者之间的关系也比较密切。但是二者之间也有着众多不同支出,例如,文件的产生是依照时间的先后顺序进行整理出的,而文件本身就比较杂乱,是需要进行有序的排序整理过后就成为档案。但在自动化的信息系统中,对于这二者之间的不同并没有设置明显的界限,二者都是通过有序的排列与整理之后再进行保存。

2.各个部门之间要高效配合

在文书档案管理中的每个文件都是一个独立体,档案由文件组成。每个文件上都会标有相应的作者名字、写作日期与编号等信息直接入档,不同于以往的管理方式。对于稳健的重新分类和整理工作都不需要进行,因为在存档前就要整理出文件的目录与顺序,在保存的时候直接按照之前整理好的顺序进行管理。在办公自动化环境下,电子文件衍生出来。对于电子文件的管理首先就需要进行多个方面的协调才能进行并完成,它的完成需要档案管理部门的配合和档案管理部门与信息技术部门之间的合作与配合,哪个部门的缺失都不利于工作进程的有序完成。只有各部门之间的相互高效的配合,才能更好地促进档案管理工作的有效展开。

3.要让文书档案管理具有规范化与标准化

文件的产生和文件的运转处理方式与归档是文件档案管理的主要内容。而电子文件的存档是由网络存档和纸质存档两方面组成。网络化的文件档案管理可以将文件中的每个细小的细节都能考虑到,进而使得文书档案管理具有规范化与标准化。所以,在文书资料产生的前期阶段,就需要对文书档案中的各个细节都要进行思考,不仅要清楚各个部门的职责,也要清楚文书档案存档的相关流程等,这些事项必须要在系统生成之前做好工作。

三、结语

以上是本人关于办公自动化环境下的文书档案管理的相关研究,主要对于文书档案管理所存在的问题与意义进行分析探讨,并且提出相应的管理措施,文书档案管理需要利用现代科学先进的技术为载体进行高效工作,只有这样才能更有效的提升企业内部管理工作的正常开展。

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